大量のデータの中から、特定の条件に合うデータだけを抽出して表示するためのフィルター機能は大量のデータから必要な情報だけを素早く抽出できるので、効率的に管理・分析するための強力なツールです。ビジネスシーンだけでなく、日常生活でも様々な場面で活用できます。
フィルター機能の設定／解除
ホームタブの編集にある並び替えとフィルターボタンを押すとフィルターが選択できます。
データタブにあるフィルターボタンを押すほうがスムーズにフィルター機能を設定／解除することができます。
フィルター機能はよく使うので、クイックアクセスツールバーにコマンドを追加しておくと便利です。
フィルター機能の設定／解除のショートカットキー
フィルターはショートカットでも設定／解除が可能です。
ショートカット①[Ctrl+Shift+L]
ショートカット②[Alt+A+T]
ショートカットは[Ctrl+Shift+L]でも[Alt+A+T]でもどちらを使用してもOKです。
フィルター機能を設定／解除してみよう
フィルター機能の設定／解除のショートカットを使って、実際に試してみましょう。
下の表はまだフィルターが設定されていません。
フィルターを設定したい表内の（どこでもいい）セルを選択します。
ショートカット①[Ctrl+Shift+L]を試してみましょう。
表の一番上の行の各セルに、下向き三角形▼マークのフィルターボタンがつきました。
このボタンがついた列で情報を絞り込むことができます。
ボタンを押すと次の画像のようにその列の絞り込み候補が表示されます。
最初はすべての絞り込み候補にチェックがついています。
一度すべてのチェックを外す為、（すべて選択）のチェックを外します。
その後、絞り込みたい候補にチェックを入れてOKボタンを押します。
選択した候補のデータのみ抽出、表示されました。
フィルター機能を使う際のポイントと注意点
①実は表に隣接しているセルを選択してもフィルター機能を設定／解除することができます。
表の外側のセルを選択してフィルター機能を設定してみましょう。
ショートカット[Ctrl+Shift+L]
ピンク色の表にフィルター機能を設定することができました。
二つの表に隣接するセルを選択して[Ctrl+Shift+L]を押すとどうなるでしょうか。
それぞれの表にフィルター機能を設定することができました。
二つの表の間のセルにもフィルターボタンがあることから、一つの表としてみなされているようです。
②絞り込みに影響してほしくない表は作成場所に注意する
消費税率の表を作成する際、フィルター機能を設定した表と同じ行に作成してしまうと、絞り込みをした際に消費税率の表示にも影響してしまうため注意が必要です。
商品名で絞り込みをしたところ消費税率の『１０％』の部分が非表示になりました。
消費税率は常に表示しておきたい為、作成場所を変える必要があります。
別の場所に移動してみました。
ピンク色の表のフィルター機能でデータを絞り込んでも消費税率の表に影響することなく、常に表示させておくことができることが確認できました。
フィルターの設定／解除はエクセルを使用して作業をする上で必須といってもいいくらいよく使用する機能なので、すぐに設定できるよう練習しておきましょう。